従業員の移民ステータスを管理することは、人事担当者にとって非常に大事な任務です。米国移民法は、益々複雑で厳密になっており、法的なトラブルを避けるためには、移民関連の書類を随時確認することが不可欠です。
従業員本人だけでなく、米国で暮らすその家族の分も含め、Form I-94、パスポート、L-1ブランケットビザ従業員のForm I-129Sなど、重要な移民関連の書類を注意深く追跡していくことが法的トラブルを避ける最善策なのです。
定期的な確認がカギ
米国に駐在している従業員が米国移民法に則り、正しいステータスを守り続けるためには、上述した書類以外にも、Form I-797承認書やビザステッカーも含め、移民関連書類の定期的な確認を欠かすことはできません。
よくあるトラブルのひとつが、Form I-94の期限が残り期限の少ないパスポートの期限に合わせられていたことに気づかず、パスポート更新時にForm I-94がすでに失効していたことに初めて気づくケースです。特に、最近では入国審査でパスポートに入国スタンプを押印するプロセスが廃止され、より留意して滞在期限を確認しなくてはならなくなりました。そのため、従業員の滞在資格や期限をしっかりと管理することは、企業にとって益々重要になっているのです。
コンプライアンスを守るための積極的な対策
従業員の滞在期限を確実に把握するには、積極的に追跡、確認する体制を整えることが重要です。例えば、従業員のパスポート情報があれば、CBP（米国税関・国境警備局）のウェブサイトにてForm I-94の有効期限を簡単に調べることができますから、四半期ごとに各従業員のForm I-94を確認する対策を設けることは、大変効果のある方法のひとつです。ただし、ウェブサイトの情報が必ずしも正しいとは言い切れませんので、他の書類とも照らし合わせながら確認して下さい。
また、パスポートの有効期限を確認し、余裕を持って更新するよう、従業員に呼びかけることも大事です。上述の例のように、そのビザクラスに対して最長で認められる滞在期間よりもパスポートの有効期限が短い場合、入国審査官はパスポートに合わせてForm I-94の期限を設定することがよくあります。つまり、従業員の滞在期間が予想よりも短くなっている危険性があるのです。そのため、パスポートの更新手続きを済ませるよう、従業員に早め早めに促す体制を整えれば、こうしたトラブルを回避することができるでしょう。
L-1ブランケットビザを持つ従業員については、ビザステッカーだけでなく、Form I-129Sの有効期限も必ず把握して下さい。日本人のL-1ビザステッカーは最長5年の期間で発給されますが、実際に従業員が米国で合法的に働ける期間は、Form I-129Sの有効期限までです。例えば、L-1ビザステッカーは2029年7月1日まで有効、一方のForm I-129Sは2026年5月10日まで有効の場合、その従業員が米国で就労できるのは2026年5月10日までとなります。このように、L-1ビザステッカーとForm I-129Sの期限がそれぞれで異なるため、これらの期限をより注意して確認する必要があるのです。
コンプライアンスを徹底サポート
ブランドン・バルボ法律事務所では、従業員が米国移民法を守ることがいかに重要かを理解し、複雑なビザステータスを管理する人事担当者のお手伝いをしています。各社のニーズに合わせた法的アドバイスを提供し、人事担当者と協力しながら従業員のコンプライアンスを維持することで、事業をスムーズに運営できるようサポートします。従業員の移民ステータスやその管理について、ご質問や疑問のある方は、弊所までお気軽にお問合せ下さい。